Ofte stilte spørsmål om satsingen på Digitalarkivet

Arkivverket trenger en forbedret løsning for å dekke behov knyttet til mottak, bevaring og tilgjengeliggjøring for statlig sektor. IT-politiske føringer tilsier at man ser slike initiativ opp mot behov i kommunal sektor, slik at løsningen også kan brukes der. I tillegg er løsningen åpen for privat sektor.

Vi gjennomfører konseptvalgutredninger for å få ny kunnskap når vi opplever landskapet innenfor et problemområde som uoversiktlig med uklare tilnærminger. For både mottak, bevaring og publisering så er den nye satsingen en videreføring og forbedring av eksisterende konsepter. Og vi har ikke sett gevinster ved å utrede dette overordnet. Underveis har det likevel vært delproblemer som er utredet i større eller mindre grad. Eksempelvis:

• Vurdering av ulike samarbeidskonsepter sammen med Norsk Helsearkiv og Nasjonalbiblioteket
• Vurdert tilnærming til veien videre for langtidsbevaring gitt dagens løsning
• Beslutningsgrunnlag og satsningsforslag til regjeringen i forbindelse med statsbudsjettet

Vi jobber smidig, tester tidlig og høster erfaringer gjennom løpende prøving, feiling og læring. Fokus er på å jobbe tett med brukerne, identifisere behov og gevinster for å så å levere minimumsfunksjonalitet for å dekke behovene.

Digitalarkivet skal være en nasjonal fellesløsning for mottak (inkl. testing), (langtids)bevaring og tilgjengeliggjøring av historiske arkiver og data fra statlig, kommunal og privat sektor. Den vil utvikles trinnvis og basert på brukerbehov som kan spilles inn gjennom deltagelse i Digitalarkivets samarbeidsråd.

Satsingen på Digitalarkivet betyr at fylkeskommuner og kommuner, og bevaringsinstitusjoner som forvalter historiske arkiver på vegne av disse, vil kunne benytte seg av Digitalarkivets tjenester for mottak, bevaring og tilgjengeliggjøring. Bruk av fellesløsningen vil verken påvirke etablert eierskap, forvaltningsansvar og råderett over arkivene, eller bestemmelser og forpliktelser om forvaltning av arkiver som er regulert i privatrettslige avtaler.

Dersom en kommune tar i bruk Digitalarkivet for bevaring eller tilgjengeliggjøring, vil kommunen etter personopplysningsloven være behandlingsansvarlig, mens Arkivverket som utgangspunkt fortsatt vil ha rollen som databehandler. Denne ansvars- og rolledelingen mellom kommunen og Arkivverket må avtales spesielt før kommunen tar i bruk Digitalarkivet.

Arkivverket vil bruke Digitaliseringsdirektoratet og KS sin sjekkliste for involvering av kommunene i statlige digitaliseringsprosjekter. Digitalarkivet vil ha et styringsråd og samarbeidsråd hvor kommunal sektor vil være representert.

Arbeidet med Digitalarkivet følger ikke en tradisjonell plan. Vi ønsker å jobbe tettere på brukerbehovene, teste nye ting og justere kontinuerlig. Vi benytter et overordnet veikart og en produktkø som verktøy for å gi innsikt i fremdrift og hva som kommer av funksjonalitet. Vi utvikler prototyper der det er hensiktsmessig og målsetningen er å gjennomføre piloter når det er klart for test på reelle data.

Det vil være opp til den enkelte fylkeskommune og kommune å vurdere om de vil bruke løsningen Arkivverket tilbyr, eller om de vil dekke behovet for langtidsbevaring på andre måter. Arkivverket har som strategi å tilby fellestjenester, blant annet for langtidsbevaring. Dette er i tråd med NOU 2019:9, hvor det foreslås at Nasjonalarkivet (Arkivverket) skal tilby tjenester for digital langtidsbevaring også for kommunal sektor. Fellestjenesten for langtidsbevaring forutsetter at virksomhetene som bruker den har arkivforståelse og teknologikompetanse, blant annet for å bevaringsvurdere og klargjøre materialet som skal overføres til langtidsbevaring. Overfor statlige virksomheter og bevaringsinstitusjoner med privatarkiv gir Arkivverket den nødvendige veiledning og bistand for at disse virksomhetene kan ta i bruk fellestjenesten for langtidsbevaring. Arkivverket gir ikke denne type veiledning til fylkeskommuner og kommuner. Det vil si at disse virksomhetene enten må besitte kompetansen selv eller på annen måte innhente nødvendig bistand for å kunne bruke tjenestene.

Virksomheter som har ansvar for langtidsbevaring av arkiv, typisk arkivinstitusjoner, vil stå fritt i å velge hvilke tjenester i Digitalarkivet de vil benytte for å dekke sine behov og kunne oppfylle plikter knyttet til digital langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av historiske arkiver og data de forvalter. Det vil si at en arkivinstitusjon for eksempel kan benytte tjenester for tilgjengeliggjøring, uten å benytte tjenestene for bevaring. Det er foreløpig ikke avklart hvilke tekniske krav, blant annet om metadata, som må stilles for at dette samspillet på tvers av løsninger skal fungere.

Vi forholder oss til føringene i digitaliseringsrundskrivet. For arbeidet med Digitalarkivet er det mange av disse føringene som er svært relevante, blant annet brukeren i sentrum, informasjonssikkerhet, personvern, bruk av nasjonale fellesløsninger, krav om arkitektur og standarder, samordning med kommunesektoren.

Mye av informasjonen som forvaltes i fellesløsningene Arkivverket utvikler, enten det er Arkivverket som har eierskapet til informasjonen, kommunene, eller private, vil inneholde personopplysninger og skal behandles deretter. Det betyr at vi må ha mekanismer og strukturer på plass, både tekniske og organisatoriske, som ivaretar kravene i personvernforordningen. Informasjonssikkerhet er også et sentralt hensyn som vi jobber med i alle faser av arbeidet.

De arkivfaglige egenskapene skal ivaretas i alle deler av løsningene vi utvikler. Digitalarkivet omfatter mottak, langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring. Samtidig blir mange av premissene for dette lagt mens forvaltningen jobber med sin oppgaveløsning og dokumentasjonen skapes. Vi passer på denne grenseflaten, og samordner internt med innebygd arkivering.

Dette forholder vi oss aktivt til, og utover standardiseringsforskriften, kommer særlig Norsk arkitekturrammeverk for samhandling til å bli relevant, de overordnede arkitekturprinsippene og referansearkitekturen som forvaltes av Digitaliseringsdirektoratet. Vi er i dialog med dem om dette, for å finne en god tilnærming. Vi ser dette også opp mot arbeidet som gjøres med arkiv og arkitektur i EU, som også forsøker å samkjøre seg mot European Interoperability Framework (EIF).

En prototype (PoC – Proof of Concept) benyttes for utprøving av hypoteser og teste problem- og behovsforståelse. En prototype skal ikke i produksjon og skal ikke benytte produksjonsdata. En pilot er en løsning som settes i produksjon og som håndterer produksjonsdata, for eksempel overførte arkivpakker. Arkivpakker som overføres i forbindelse med deltakelse i piloter, må ikke overføres på nytt senere, dersom piloten endres.

Deling av data, er svært relevant for Digitalarkivet. Vi følger tett med i prosjektet til Digitaliseringsdirektoratet, både for å komme med innspill, og for å plukke opp ting som er relevant å ta hensyn til i løsningene. Eierskap og råderett over data i Digitalarkivet, avtaleverk og premisser skal være tydelig for alle som vil ta den i bruk.

Dette er et viktig punkt å avklare for å skape forutsigbarhet for de som bruker løsningen. En målsetning er å unngå å lage en spesiell ordning for Digitalarkivet, og heller se mot det som foregår i regi av Skate når det gjelder modeller for kostnadsfordeling og prinsipper for statlige tjenester til kommunal sektor.