Katalogregistrering

Hensikt og mål

Bevaringsinstitusjoner som ikke bruker ASTA og Arkivportalen skal kunne registrere nødvendige metadata for å kunne laste opp digitalisert materiale og publisere i Digitalarkivet.

Bevaringsinstitusjoner skal kunne registrere metadata for kilder som ikke finnes i Arkivportalen. Dette gjelder både for kilder som er ikke publisert i Arkivportalen, og kilder som aldri kommer i Arkivportalen.

Rydde opp i databasene, fjerne overflødige og duplikate data og forenkle koden i løsningene.

Definisjon av katalog i denne sammenhengen

Oversikt over og beskrivelse av arkivmateriale. I papirverdenen ble det laget én katalog pr. arkiv (jf. papirkatalogene som tradisjonelt har vært oppstilt i skrankeområdene i Riksarkivet og i statsarkivene). I den digitale verden blir mange slike kataloger samlet i én, felles katalog. Riksarkivets Asta-database er f.eks. en katalog som inneholder katalogene til “alle” arkivene i Riksarkivet.

Katalogenhet

Ett arkiv kan bestå av én eller flere arkivdeler, som igjen kan bestå av én eller flere serier. Seriene kan igjen ha underserier på flere nivåer. Til hver serie tilhører det én eller flere lagringsenheter/stykker, som igjen kan bestå av ei eller flere mapper, og hver mappe kan bestå av ett eller flere dokumenter. Til sammen utgjør dette et hierarki.

En katalogenhet kan være ett arkiv, én arkivdel, én serie, én underserie, én lagringsenhet (ett stykke), ei mappe eller ett dokument - altså en hvilken som helst enhet på et hvilket som helst nivå i hierarkiet.

I Asta vil hver katalogenhet ha en Asta-id/urn-id.

Katalogdata

Data fra arkivkatalogene. En katalogenhet på dokumentnivået kan f.eks. identifiseres med katalogens beskrivelse av selve dokumentet, kombinert med katalogens beskrivelse av den mappa, den lagringsenheten, de seriene/underseriene, den arkivdelen og det arkivet som dokumentet tilhører.

I Digitalarkivet-sammenheng er arkivenhetens katalogdata et subset av arkivenhetens metadata, ettersom vi tilfører en del metadata som ikke står i katalogen.

Katalogmodul

Programvaremodul for registrering og redigering av katalogdata.

Gevinst

Opprydding i datamodell og ingen duplisering av data

Bedre metadata på kilder som ikke er registrert i ASTA/Arkivportalen

Forenkling av prosessen med å opprette oppdrag i Arkivdigitalisering når Arkivportalen ikke brukes

Legge tilrette for oppdatering av data når arkiv repubilseres i arkivportalen.

Legge tilrette for å legge inn informasjon i arkivportalen om hva som er publisert