Ofte stilte spørsmål om Digitalarkivet og arbeidet fremover

Spørsmålene og svarene er delt inn i ulike kategorier. Listen blir fortløpende oppdatert. Vi er i gang med og innhente spørsmål og svar fra våre interessenter og nære samarbeidspartnere. Særlig spørsmål og svar som er av teknisk, politisk og organisatorisk art.

Spørsmål relatert til hvordan man kan publisere digital arkiv i dagens løsning:

Hvilke fordeler er det å ta i bruk Digitalarkivet som publiseringsplattform?

Du får mulighet til å være med å påvirke og teste ny funksjonalitet, du vil følge utviklingen tett, også mottak og langtidsbevaring.

Hvilke formater kan vi laste opp nå?

Foreløpig kan vi ta imot .tiff, .jpg2000 og.jpg. Filene må være navgitt på en slik måte at de sorteres i riktig rekkefølge ved bruk av alfanumerisk sortering.
Inntil videre anbefaler vi at arkivmateriale som skal laste opp til og publiseres i Digitalarkivet er beskrevet i Asta, og at arkivkatalogene er publisert i Arkivportalen.

Vi har avdelinger spredt i landet. Bør vi registerere disse hver for seg?

Vi anbefaler felles registrering. Dersom dere er registrert som egne enheter i Arkivportalen fortsetter dere med det i Digitalarkivet.

Kan jeg som privatperson registrere meg og publisere på Digitalarkivet?

Nei, det er kun arkiver, museer, biblioteker og andre virksomheter som oppbevarer arkivmateriale, som kan ta i bruk løsningen. Men du kan kontakte en av våre avtalepartnere om de er interessert i å knytte til seg frivillige medarbeidere til digitalisering og opplasting.

Kan jeg slette våre originale digitale filer etter at de er lastet opp og publisert i Digitalarkivet?

Nei, vi råder deg til å lagre de originale filene. Når filene blir lastet opp, produserer Digitalarkivet komprimerte kopier tilpasset visning på nettstedet, som vil være av lavere kvalitet enn de originale filene. Digitalarkivet lagrer kun komprimerte filer, ikke de originale filene.

Vil Digitalarkivet tilby lagring av originale filer?

Ja, på sikt. Mottak og langtidsbevaring er en del av fellesløsningen, og det jobbes med utvikling av denne.

Hvordan kan jeg profilere oss på Digitalarkivet?

Vi har en begrenset mulighet for det nå, men nytt brukergrensesnitt skal tydeliggjøre hvem som er avsender av arkivene. Digitalarkivet blir en felles markedsplass for alle.

Hva slags arkivmateriale kan gjøres tilgjengelig i Digitalarkivet?

Arkivmateriale fra eldre, avsluttede arkiver, vist som digitale bilder, produsert ved skanning eller digitalfotografering og søkbare data. Vi er i gang med å utvikle ny funksjonalitet for tilgjengeliggjøring foto, samt av tale og film.

Hva er relasjonen mellom Digitalarkivet og Arkivportalen?

Arkivportalen er en tjeneste levert av Stiftelsen Asta for publisering av arkivkataloger som er registrert med programvaren Asta. Mens Arkivportalen først og fremst er til for å publisere digitale arkivkataloger, er Digitalarkivet stedet for å publisere selve arkivmaterialet digitalt. De to tjenestene er relatert til hverandre ved at Digitalarkivet importerer kataloginformasjon fra Arkivportalen, bruker kataloginformasjonen som en del av sine søk og visninger, og lenker fra den digitale versjonen av arkivmaterialet til kataloginformasjonen i Arkivportalen, mens Arkivportalen på sin side er i ferd med å utvikle funksjonalitet for lenking fra kataloginformasjonen til den digitale versjonen i Digitalarkivet.

Får jeg tilgang på statistikk som viser hvor mye arkivmateriale jeg har publisert, og bruken av det?

Programvaren Arkivdigitalisering har et statistikkverktøy som viser hvor mange filer som er lastet opp, filtrering etter kronologi, skanningsutstyr og grupper av arkivmateriale. Vi kan foreløpig ikke tilby selvbetjente statistikkfunksjoner som viser hvor mange filer som er publisert, eller hvor mange ganger filene er vist i Digitalarkivet. Vi kan på månedlig basis hente ut statistikk over antall bildevisninger i Digitalarkivet, og denne statistikken kan vi bryte ned på virksomhets- og arkivstykkenivå. Etter hvert skal Arkivverket utvikle en applikasjon som gjør at virksomhetene kan hente ut denne statistikken selv. I tillegg får du tilgang til google analytics som gir innsikt i hvordan Digitalarkivet blir brukt.

Kan jeg benytte frivillige til å hjelpe oss?

Ja, du kan benytte deg av frivillige til å utføre skanning, opplasting og metadataregistrering. Den frivillige må ha en brukerkonto i Digitalarkivet, slik at vedkommende kan bli tildelt rollen som operatør hos virksomheten. Det er også mulig for en frivillig å være operatør hos flere virksomheter. Virksomhetens koordinator kan da tildele den frivillige skannings- og opplastingsoppgaver i Arkivdigitalisering, samt metadataregistreringsoppgaver i Metadataredigering. Vi vil ikke anbefale å benytte frivillige operatører til indeksering, fordi den nåværende indekseringsapplikasjonen ikke gir muligheter for å avgrense tilgangene på samme måte som i Arkivdigitalisering og Metadataredigering.

Vil jeg få tilgang til funksjonalitet for tilgangsstyring?

Ja, den blir lansert i løpet av mai 2020 . Digitalarkivet har funksjonalitet for tilgangsstyring ned på filnivå. Dette innebærer at enkeltfiler, grupper av filer eller alle filer knyttet til en arkivenhet kan sperres, slik at de ikke er fritt tilgjengelige. Filene kan likevel gjøres tilgjengelige for brukere med rettigheter, f.eks. virksomhetens egne saksbehandlere. Det er også mulig å registrere en dato for når filene automatisk skal bli fritt tilgjengelige.

Vil det bli mulig for sluttbrukere å berike med informasjon?

Ja, det vil bli mulig på sikt.

Hvordan får jeg uploader til å fungere?

Lokale sikkerhetsinnstillinger kan hindre uploader i å kjøre. Sjekk sikkerhetsinnstillingene på egen datamaskin først. Vi har laget en MSI pakke med uploader, som kan brukes av din IT-avdeling: MSI pakke med Uploader.

Jeg har gjort en feil som jeg vil reversere. Hvordan gjør jeg det?

I Arkivdigitalisering er det en rekke handlinger som ikke er reversible. Når et oppdrag eller en jobb er opprettet, kan dere ikke gjøre endringer, bortsett fra at dere kan legge til nye jobber. Når opplasting av filer til en enhet er fullført, kan dere ikke legge nye filer til enheten, slette filer eller endre filer. Skulle det oppstå problemer, ta kontakt med oss, så vil vi vurdere behovet for å gå inn i databasene og gjøre endringer. Under oppretting av et oppdrag eller en jobb, og under opplasting og kvalitetssikring av filer, er det visse muligheter for å rette feil. Dette er beskrevet i veiledningene. I Metadataredigering skal i prinsippet alle inntastede metadata kunne endres. Dette er også beskrevet i veiledningene.

Jeg har rettet kataloginformasjonen i Asta og Arkivportalen, men den gamle kataloginformasjonen vises fortsatt. Hvordan synkronisere Digitalarkivet med Arkivportalen?

Kataloginformasjonen importeres fra Arkivportalen til Digitalarkivet i forbindelse med at dere oppretter oppdrag og jobber i Arkivdigitalisering. Etter at kataloginformasjonen er importert til Digitalarkivet, er det bare en admin i Arkivverket som kan endre den. Derfor er det fornuftig - så langt det er mulig - å kvalitetssikre kataloginformasjonen i Asta og Arkivportalen før der oppretter oppdrag og jobber. Hvis behovet for å synkronisere Digitalarkivet med endringer i Asta og Arkivportalen likevel oppstår, må dere kontakte Digitalarkivet. Så lenge Asta ID ikke er endret, vil lenkingen mellom Digitalarkivet og Arkivportalen fungerer, selv om selve kataloginformasjonen ikke er synkronisert mellom de to nettstedene.

Hvordan vil arbeidet med Digitalarkivet finansieres frem i tid?

Digitalarkivet er et svært viktig satsningsområde for Arkivverket og ressurser til forvaltning og utvikling av løsningen vil bli prioritert i årene fremover. Vi jobber i tillegg aktivt mot politisk ledelse og ulike offentlige finansieringsordninger for å ytterligere kunne styrke denne satsningen. I tråd med prinsippene for fellesløsninger i offentlig sektor kan en eventuell brukerfinansiering basert på selvkost realiseres. Vårt fremste mål er likevel at alle som ønsker det skal ha anledning til å ta i bruk og få glede av Digitalarkivet som fellesløsning.