Til kunder: slik bruker du klausulering, publisering og avpublisering

Klausulering

I Digitalarkivet er det - ved hjelp av Metadataredigering - mulig å klausulere bildefiler, slik at de ikke er fritt tilgjengelige for allmennheten, og slik at man må være innlogget bruker med spesifikke rettigheter for å kunne se bildefilene.

Når bildefiler lastes opp til Digitalarkivet, blir det automatisk lagt inn en restriksjon (klausul / sperre) på bildefilene. Dette betyr at bildefilene, dersom arkivenheten de tilhører skulle bli publisert, bare vil være tilgjengelige for innloggede brukere med spesifikke rettigheter. Alle andre vil få se ei feilmelding om at bildefilen ikke ble funnet. Arkivenheter som inneholder én eller flere bildefiler med restriksjoner, er i Metadataredigering markert med rød trekant med utropstegn inni, samt teksten Restriksjoner.

Når man ser på metadata for en kilde, vil det nederst på siden være fire knapper, eventuelt tre knapper, dersom kilden ikke har bildefiler med restriksjoner. Vi skal her fokusere på knappene Behandle sperringer og Fjern alle sperringer

Ved å klikke på knappen Behandle sperringer får man opp et vindu med ulike valg knyttet til klausulering. Vær oppmerksom på at valgene vil gjelde alle bildefiler i kilden.

• Ingen tilgang (Tilbakestill) betyr at man setter restriksjonene tilbake til utgangspunktet (etter opplasting), jf. over.
• Fjern sperring betyr at man fjerner alle restriksjoner. Bildefilene vil da være fritt tilgjengelige for alle brukere i Digitalarkivet.
• Blokkert betyr at man setter en "evig klausul". Bildefilene vil da kun være tilgjengelige for innloggede brukere med spesifikke rettigheter, og de vil ikke på noe tidspunkt bli fritt tilgjengelige, med mindre man behandler sperringer på nytt.
• Regn ut dato basert på kildens sluttår eller dato betyr at man setter en tidsbegrenset klausul, som automatisk utløper en bestemt dato, beregnet som et bestemt antall år etter kildens sluttår eller sluttdato. Bildefilene vil da i første omgang kun være tilgjengelige for innloggede brukere med spesifikke rettigheter, men så snart klausulen er utløpt, vil bildefilene bli fritt tilgjengelige. Dette valget forutsetter at kilden er registrert med sluttår.
• Angi dato for åpning fungerer på samme måte, men her velger man fritt en dato for klausulen skal utløpe. Dette valget forutsetter også at kilden er registrert med sluttår.

Knappen Fjern alle sperringer er et hurtigvalg som tilsvarer valget Fjern sperring over.

Når man har behandlet sperringer, viser Metadataredigering kun om kildens bildefiler har restriksjoner eller ikke. For å se hvilke restriksjoner bildefilene eventuelt har, må man slå opp i Tabellvisning.

Publisering og avpublisering

Arkivenheter som er upubliserte, er i Metadataredigering merket med teksten Upublisert. Når man er inne i metadataredigeringsvinduet for slike arkivenheter, vil det nederst på siden være en mørk blå knapp med teksten Publiser. Når man klikker på denne knappen, publiseres arkivenheten. Da vil den i stedet bli merket med teksten Publisert og publiseringsknappen blir erstattet med en rød knapp med teksten Avpubliser. Når man klikker på denne knappen, avpubliseres arkivenheten.

En avpublisert arkivenhet kan når som helst publiseres på nytt.

I forbindelse med publisering og avpublisering må man være oppmerksom på at Digitalarkivets søketabeller kun oppdateres én gang i døgnet med start kl. 02.

• En arkivenhet som publiseres, er derfor først tilgjengelig påfølgende morgen.
• Ved en eventuell avpublisering vil bildefilene umiddelbart bli utilgjengelige, men arkivenheten vil likevel være med i Digitalarkivets søk inntil søketabellene er oppdaterte.
• Dersom en arkivenhet avpubliseres og republiseres samme dag, vil bildefilene bli tilgjengelige umiddelbart etter republisering, da arkivenheten ikke har forsvunnet fra søketabellene.
• Dersom en avpublisert arkivenhet republiseres på et senere tidspunkt, vil den være tilgjengelig først påfølgende morgen.